Zelfmanagement en vermoeidheid

Ken je dat… dat je moe wakker wordt met een overvol hoofd gevuld met allerlei dingen die je nog moet doen? Dat je vermoeid opstaat omdat je als een berg opziet tegen de dag?

Tijdmanagement is zelfmanagement

In het artikel ‘einde van de to-do lijst‘ vind je al dat je eerst je lijst onder de loep moet nemen, maar in dit artikel gaan we het hebben over jouzelf. Hoe jij omgaat met je tijd. Want weet je… er bestaat eigenlijk helemaal niet zoiets als tijdmanagement. Hoe zou je de tijd kunnen managen? Die klokt tikt gewoon door wat je ook doet. Nee, het enige dat je kunt managen ben jij. Tijdmanagement is dus eigenlijk gewoon zelfmanagement.

Wanneer je verkeerd omgaat met de tijd die je tot je beschikking staat – en we hebben allemaal 24 uur per dag – dan is dat een bron van stress en energieverspilling. Daar wordt je vervolgens moe van. Zelf ben ik een enorme chaoot. Als ik mezelf niet manage heb ik zo ontzettend veel losse eindjes dat mijn hoofd ervan overloopt. Ik zocht mijn toevlucht in allerlei tools en gadgets, maar kreeg alleen maar langere lijsten en meer categorieën. Het hielp eigenlijk niets totdat ik de ‘Getting Things Done‘ methode ontdekte van David Allen.

Ik zal proberen om deze methode in vogelvlucht uit te leggen. Dat doe ik aan de hand van de drie basisstappen van de GTD-methode.

Stap 1: Verzamelen

De eerste stap bij deze methode is zorgen dat je je hoofd leeg schrijft. Pak een blok geeltjes (van die vierkante gele blaadjes met een plakstrip) en schrijf 1 to-do op per blaadje. Schrijf net zolang door totdat je niets meer kunt verzinnen en je hoofd leeg is. Ga dan alle to-do’s die je al had bij elkaar te verzamelen samen met de geeltjes. Alles bij elkaar noemt David Allen ook wel ‘stuff’.

Stap 2: Beslissen

De tweede stap is om dan bovenaan de stapel (of bak) te beginnen en per item te beslissen wat je ermee gaat doen. Je moet dus ook echt een beslissing maken. Je mag het item (het geeltje of een apparaat waar nieuwe batterijen in moeten bijvoorbeeld) niet terug in de bak gooien.

Stel jezelf deze vragen:

• Wat is dit?
• Wat wil ik ermee doen?

Stap 3: Organiseren

Haal acties en archief uit elkaar. Zorg voor één alfabetisch geordend archief. Je hoeft dan maar op één plaats te zoeken en volgens een algemene systematiek (A tot Z).

Zorg voor transparante bakjes op je bureau waar je de items in kunt gooien. Ze kunnen later dan naar je mooie todo-lijst in Outlook, je smartphone, of via welke tool je dan ook je todo-lijst wilt gaan bijhouden. En zet een prullenbak klaar want veel dingen in je hoofd kunnen leiden tot de beslissing dat je er niets mee gaat doen. Die kunnen dus gewoon weg!

Er blijven dan een aantal categorieën over:

• Next Action of ‘eerstvolgende actie’ – dit wordt je todo lijst voor de aankomende week.
• Maybe / Later – dit zijn de items die je wilt gaan doen maar niet de aankomende week (hierin kun je subcategorieën maken).
• Waiting For of ‘wachten op’ – dit zijn acties die je hebt uitgezet, maar waarbij je nu wacht op de actie van iemand anders.

 Het is een nieuwe werkwijze die je je even eigen moet maken. Het kost dus even tijd, maar het voordeel is ook dat deze methode zowel in je werkleven als in je privé-leven toepasbaar is. Ook als je geen baan hebt werkt deze methode voor je.

 Ik kan onmogelijk binnen dit artikel de hele methode uitleggen. Als je er meer over wilt weten kan ik je het Nederlandstalige boek ‘Getting Things Done‘ aanbevelen waarin je alles terugvindt inclusief de te nemen stappen en allerlei praktische tips.